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Gestión de las intervenciones técnicas – Informes de intervención

Gestión de llamadas técnicas: ¿Cómo puedes generar informes de llamadas más rápida y fácilmente?

Por muy esencial que sea para los técnicos móviles, elaborar un informe de servicio es una tarea que lleva mucho tiempo. Pero el informe técnico lleva mucho tiempo, consume mucha energía y, con demasiada frecuencia, es fuente de errores. ¿La solución? ¡Desmaterializar la gestión de las intervenciones técnicas! Descubre cómo puedes utilizar una aplicación móvil especializada para que sea mucho más fácil y rápido elaborar y utilizar tus informes de servicio. Así es como funciona.

¿Por qué es esencial el informe técnico para la gestión de tus operaciones?

El objetivo del informe de intervención técnica es garantizar que el empleado que trabaja sobre el terreno tenga un registro transparente de todas las acciones realizadas para una intervención determinada. Esta trazabilidad significa que tu cliente puede aprobar la descripción de cada etapa del trabajo, y dar el visto bueno al trabajo realizado, iniciando así el proceso de facturación.
En caso de intervención interna, el informe de intervención sirve para controlar las acciones realizadas en los distintos centros, programar las intervenciones posteriores, anticipar los pedidos y el mantenimiento correspondiente…

Además de los datos de contacto y otra información necesaria para la comunicación entre el prestador de servicios y el beneficiario del servicio, el informe técnico debe incluir cierta información:

  • la solicitud inicial detallada para eliminar cualquier ambigüedad sobre la naturaleza del trabajo futuro;
  • explicaciones de la tarea y cualquier detalle que se considere útil para su buen funcionamiento;
  • el material elegido para comprender la intervención ;
  • los materiales utilizados para facilitar la gestión de las existencias, por ejemplo ;
  • las anomalías detectadas y los escollos encontrados, para poder encontrar las soluciones adecuadas con pleno conocimiento de causa.

¡Y la utilidad del informe de intervención técnica va incluso más allá del servicio prestado en un momento dado!
Una buena gestión y seguimiento de las intervenciones técnicas significa que puedes tener un historial preciso por cliente o por centro, de las acciones realizadas y de los equipos implicados, comprobar el cumplimiento de la legislación cuando proceda, saber exactamente cuántas horas se han trabajado, o poder consultar las recomendaciones del técnico para «lo que sigue». Sólo queda enviar una copia del informe a cada una de las partes, ¡y ya está! Pero no es tan sencillo…

¿Cómo puedo generar informes de intervención automatizados?

Los límites del informe de intervención en papel (o como lo conocemos)

El informe de intervención técnica representa, por tanto, una cantidad considerable de información, recomendaciones, detalles… una trazabilidad esencial que contribuye a una mejor calidad del servicio en general.
¿Pero a qué coste para el trabajador? El tiempo dedicado diariamente, con mayor o menor dedicación, a rellenar una solicitud de servicio tras otra, en detrimento del tiempo de trabajo y de la consideración hacia el cliente. Pero eso no es todo. Otro gran escollo es característico de este tipo de informes: el riesgo de error se multiplica hasta el infinito.

Explicación: los datos son introducidos en papel por el personal técnico, o incluso en Word/Excel por los auditores, y luego «reintroducidos» en el sistema de información de la empresa por los departamentos administrativos. Entre la dificultad de recopilar información de distintas fuentes, la tarea a veces penosa de descifrar las distintas grafías, y los numerosos viajes de ida y vuelta para aclarar información, o para recuperarla del todo cuando falta, la pérdida de datos cruciales y los errores son inevitables.
El resultado final es que utilizar este documento tan importante se vuelve muy difícil y lento, ¡lo que inevitablemente cuesta en términos de relevancia, productividad, eficacia y rentabilidad!
Eso es mucho, ¿no?

Una solución sencilla: una aplicación móvil para notificar incidentes

Digitalizar la gestión de tus intervenciones técnicas, y por tanto automatizar la elaboración del informe de intervención a través de una aplicación móvil, es una alternativa con considerables ventajas:

Ventaja nº 1: Información fiable y utilizable

El informe técnico se introduce mediante plantillas ergonómicas e intuitivas, configuradas según el tipo de trabajo de que se trate. Texto, fotografías, geolocalización, documentos… Los datos están normalizados, lo que reduce considerablemente el riesgo de omisiones y errores en la introducción de datos. Además, ¡son más fáciles de analizar y utilizar!

Ventaja nº 2: No más papel

No necesitas imprimir hojas de trabajo. El cliente lo firma digitalmente al final del servicio, junto con cualquier comentario que pueda tener en caso de discrepancia o desacuerdo. Recibe automáticamente una copia por correo electrónico (en formato Word, Excel o PDF), al igual que los departamentos internos de la empresa. ¡Un proceso simplificado que te lleva a la era del tiempo real!

Ventaja nº 3: ¡un 20% de ahorro de tiempo!

Introducidos una vez en la aplicación por el técnico, los datos se recopilan y se envían directamente al sistema de información de la empresa. Esto facilita y agiliza el análisis de los datos, aligerando así la carga de los departamentos administrativos. Los informes de servicio se generan automáticamente utilizando la información introducida por el técnico, que ya no necesita ir a la oficina para introducir sus informes. ¡Cada semana significa un día más en el campo!
Imagina el tiempo que se ahorra, no sólo en garantizar el cumplimiento de los compromisos contractuales, sino también en emitir y enviar facturas. ¿Y es necesario ensalzar las ventajas del almacenamiento digital, frente a la necesidad de buscar en una montaña de archivos informes técnicos en papel? Desde luego que no.

Ventaja nº 4: ¡Gana en eficacia!

Distribuir el trabajo entre los técnicos es una tarea engorrosa y lenta. Las órdenes de misión deben enviarse a los técnicos, que a su vez deben organizar sus rondas en función de las urgencias y/o las distancias para reducir los tiempos de recorrido. Con una aplicación para gestionar las intervenciones, Sincroniza horarios, asigna tareas a técnicos que reciben notificaciones en tiempo real en sus teléfonos móviles, automatiza tareas y organiza tus equipos con facilidad. Toda la información recogida sobre el terreno puede integrarse automáticamente en el sistema GMAO o ERP de la empresa, o incluso en Excel.

Una ventaja organizativa inestimable, que ahorra un tiempo inigualable y facilita considerablemente la asignación de tareas. Del mismo modo, además del envío de tareas y el nivel de detalle que ofrece el informe de intervención técnica automatizado, el seguimiento de la intervención es ultrapreciso. Puedes ver cuándo empieza y termina una tarea, lo que es muy útil para facturar a los clientes o analizar la productividad por equipo o tipo de tarea.

¿Cómo puedes mejorar la gestión de tus operaciones?

Ventaja nº 5: ¡No más disputas!

Los litigios son inevitables, por lo que utilizar una solución móvil para resolverlos más fácilmente es una verdadera ventaja. Si, por ejemplo, un técnico no puede realizar el trabajo programado -porque no se ha realizado el trabajo que debía realizar previamente el cliente para poder llevarlo a cabo-, podrá justificar sus retrasos y evitar que su empresa tenga que pagar penalizaciones. ¡Otro ahorro de tiempo y una reducción real de los «falsos» litigios!

¡Descubre todas las ventajas de la aplicación Daxium Intervention y haz que elaborar informes técnicos sea más fácil que nunca!

Conclusión

Daxium, editor de software especializado en el rendimiento de los empleados móviles, te ofrece la oportunidad de optimizar la gestión de tus intervenciones técnicas a través de Daxium Intervention, una aplicación móvil 100% personalizada. Dirigida a tu personal que trabaja sobre el terreno -técnicos, auditores, comerciales, jefes de obra, supervisores, etc.-, esta aplicación permite generar rápida y fácilmente informes estructurados y sencillos, que pueden enviarse a la central en tiempo real.