Digitalizar tus procedimientos de auditoría técnica.

Lo más importante, y sin duda lo más difícil en una auditoría técnica, es poner en marcha una metodología que pueda adaptarse a cada situación. Es importante que las inspecciones de los auditores técnicos se realicen sobre la misma base. Esto significa, en primer lugar, normalizar los formularios de análisis y todos los demás documentos que armonizan la información recogida y conducen a recomendaciones coherentes.

Así que, muy a menudo, las empresas que realizan auditorías técnicas siguen haciéndolo en formularios de papel. Y el papel también implica un mayor riesgo de errores. No siempre se cumplimentan como es debido y algunas incidencias no se indican. En consecuencia, digitalizar tus procesos utilizando una herramienta digital para todos tus empleados te permitirá:

• Normaliza tus formularios: por ejemplo, habrá que rellenar todas las ocurrencias. Tu información será mucho más fiable.
• Integra los datos automáticamente para poder analizarlos.
• Armonizar los procesos de validación. Así puedes controlar quién hace qué, cómo y cuándo. Sin ser un chivato, esta función facilita la organización de tus equipos.

Automatiza todo lo que pueda automatizarse durante las inspecciones y después.

El tiempo perdido en tareas que consumen tiempo no es patrimonio exclusivo de las empresas de ingeniería e inspección técnica. Sin embargo, se ven especialmente afectados por :

• Introducir información,
• Actualización de datos, normas, reglamentos, etc.
• Planificar auditorías técnicas,
• Y la redacción de informes.

Tareas que podrían automatizarse con una herramienta digital personalizada. Con las soluciones adecuadas, ahora es posible automatizar una gran parte de las tareas repetitivas. Sin embargo, las herramientas del mercado suelen ser impersonales y no se corresponden con los procesos empresariales de las empresas de diagnóstico y estudios técnicos. Pero ahora es posible crear tu propia solución, sin conocimientos de codificación, y automatizar tus informes, formularios, alertas, etc.

Tus auditores, al igual que tu personal interno, podrán concentrarse en tareas con verdadero valor añadido, empezando por el análisis y las recomendaciones a los clientes.

Una base de datos común y de fácil acceso.

Utilizar una solución digital accesible a todos los auditores significa que todos los contratos, expedientes de clientes, fotos y archivos pueden archivarse y archivarse, junto con las normas y sus actualizaciones. Así, en lugar de buscar entre decenas de archivos en una carpeta, todo el repositorio está en el smartphone o el ordenador, y en el lugar correcto. Un clic y aparece el documento que buscas. Y todos pueden consultar los mismos datos, fomentando la colaboración y la igualdad de acceso a la información.

Facilita la toma de notas con formularios digitales.

Los formularios digitales también son una buena forma de ayudar a los oyentes a tomar notas. Esto no sólo les permite enumerar todos los puntos de control, sino que también limita el riesgo de errores. Aunque no existen cifras sobre los errores cometidos en papel, es fácil imaginar que son muchos menos en un soporte digital previamente normalizado. En otras palabras, el programa puede alertarte en caso de error. Del mismo modo, al normalizar las respuestas, es posible generar informes automáticos.

Tomar notas también ahorra tiempo y aumenta la eficacia. Se calcula que la tecnología digital ahorra un 20% de tiempo, es decir, 1 día más a la semana sobre el terreno. Este tiempo es especialmente útil para analizar y hacer recomendaciones a los clientes.

Controla los indicadores adecuados para tus clientes.

Una herramienta de auditoría técnica personalizada también facilita el análisis de la gran cantidad de información recopilada y estructurada. Por tanto, la solución digital es capaz de cruzar datos por ti y afinar tus recomendaciones según múltiples criterios:

• Por cliente,
• Por tipo de edificio,
• Por zona geográfica,
• Por sectores,
• Y así sucesivamente.

Esto permitirá a los auditores evaluar mejor cada situación y hacer recomendaciones aún más precisas. Como resultado, aumentarás la satisfacción de tus clientes y tu rendimiento comercial. Además, pondrás en marcha medidas técnicas y de seguridad que demuestren la profesionalidad de tu organización.

Conclusión

La digitalización de las auditorías técnicas es un paso esencial para todas las empresas del sector. Gracias a ello, serán más eficaces y ágiles, y responderán cada vez mejor a las necesidades de sus clientes. Elegir una solución totalmente a su imagen les permitirá evolucionar en su propio ecosistema y facilitará la gestión del cambio.

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